Når du afgiver personoplysninger til Andelsgaarde bruger vi dem ikke til andet end det, du har ønsket eller givet tilladelse til, at de må bruges til.
Tilmelder du dig vores nyhedsbrev, så opbevarer vi selvfølgelig dit navn og din mail-adresse, så længe du ønsker at modtage det.
Vi opbevarer oplysningerne, så kun de personer i vores Forening, der skal behandle dit ønske har adgang til dem. Vi har en Persondatapolitik, hvor du kan læse, hvordan vi overholder disse principper. Du kan læse den herunder.
Har du spørgsmål om de persondata vi eventuelt måtte opbevare om dig, så skriv til os, så vi kan fortælle dig præcis, hvilke oplysninger vi har om dig. Har du andre spørgsmål til vores persondatapolitik er du naturligvis også velkommen til at kontakte os.
1.1. Denne Persondatapolitik (”Politik”) er gældende for samtlige de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig, herunder ved færden på vores hjemmeside. I Politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse denne Politik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger i Politikken, som du ikke kan acceptere. På Andelsgaarde.dk vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af Politikken.
2.1. Den dataansvarlige for Foreningen for behandling af dine personoplysninger er:
Foreningen Andelsgaarde
E-mail: info@andelsgaarde.dk
CVR nr.: 39432943
(Herefter ”Foreningen”)
2.2. Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med Behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil kommer databeskyttelsesloven L 68 – 2017-18 af 17. maj 2018, som er blevet vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger fremsat den 25. oktober 2017.
Foreningen databeskyttelsesrådgiver (”DPO”) er ansvarlig for at påse overholdelse af Persondataforordningen samt nærværende Persondatapolitik. Vores databeskyttelsesrådgiver er Andelsgaardes bestyrelse.
Alle spørgsmål vedrørende nærværende Politik, behandlingen af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til info@andelsgaarde.dk.
3.1. Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:
Personoplysninger
Enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.
Dataansvarlig
Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af personoplysninger.
Databehandler
Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne.
Behandling
Enhver aktivitet eller række af aktiviteter som involverer brug af Personoplysninger, fx indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber m.v. uden for Foreningen.
Særlige Kategorier af Personoplysninger
Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering samt oplysninger i form af biometriske data, såfremt biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person (følsomme oplysninger).
Persondataforordningen
Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.
Databeskyttelsesloven
L 68 – 2017-18 af 17. maj 2018, som er blevet vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger fremsat den 25. oktober 2017.
4.1. Afhængig af om du er medlem eller nyhedsbrevsmodtager, eller måske blot bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtede til behandle dine personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som Forening i henhold til vores vedtægter. Dette gælder både ved håndtering af dine eventuelle bidrag – medmindre du vælger at bidrage anonymt – dine eventuelle køb af ydelser eller varer hos os, og/eller når vi skal administrere dine eventuelle abonnementer eller din deltagelse i Andelsgaardes aktiviteter i øvrigt. Det kan også være ved din brug af vores hjemmeside, i forbindelse med vores arrangementer og/eller i forbindelse med vores nyhedsbreve.
5.1 Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:
5.1.1. Når du er støttemedlem eller bidragyder hos os, indsamler vi følgende almindelige Personoplysninger fra dig: Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, registrerings- og kontonummer.
Når du er ansat hos os, indsamler vi følgende almindelige Personoplysninger fra dig: Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, CPR-nr. og skatteoplysninger.
Når du er aktiv hos os, indsamler vi følgende almindelige Personoplysninger fra dig: Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse.
Når du alene er modtager af vores nyhedsbrev, indsamler vi kun dit navn og din e-mailadresse.
Når du deltager i ét af vores arrangementer, indsamler vi følgende almindelige Personoplysninger fra dig: Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse.
Når du skriver til os, arkiverer vi din mail med de oplysninger, du selv giver, så længe vi har en saglig grund til at opbevare den.
Når du besøger vores hjemmeside, indsamler vi ikke oplysninger om dig.
5.1.2. Vi indsamler ingen Særlige Kategorier af Personoplysninger (dvs. oplysninger om race eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske eller biometriske data hvis Behandling med henblik på identifikation, helbredsoplysninger, seksuelle forhold / seksuel orientering) om dig, medmindre du som ansat har særlige helbredsoplysninger, vi skal tage hensyn til.
Disse Personoplysninger indsamler vi fra andre om dig:
5.1.3. I nogle tilfælde er det nødvendig for os at indsamle Personoplysninger om dig fra andre, f.eks. hvis vi har brug for at verificere dine adresseoplysninger, eller hvis du selv har givet oplysninger til andre, som er bestemt for os.
6.1. Helt konkret bruger vi dine Personoplysninger til flere forskellige formål afhængig af, om du er støttemedlem, kunde eller bidragyder hos os, eller om du blot er bruger af vores hjemmeside.
6.1.1. Er du støttemedlem eller bidragyder hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at:
6.1.2. Er du ansat hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at
6.1.3. Er du aktiv hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at:
6.1.4. Modtager du vores nyhedsbrev, anvender vi dine Personoplysninger til at:
6.1.5. Deltager du i et af vores arrangementer, anvender vi dine Personoplysninger til at:
6.1.6. Er du alene bruger af vores hjemmeside, indsamler vi ikke dine oplysninger.
7.1. Når du bliver medlem hos os, giver et bidrag til os, eller indgår anden form for aftale med os, så behandler vi dine almindelige Personoplysninger til netop det pågældende formål. Vi kan også behandle dine almindelige Personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for Behandling af dine Personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.
7.2. Vi har også mulighed for at behandle dine almindelige Personoplysninger fordi, vi har en legitim interesse i at behandle oplysningerne om dig, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige Personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger.
7.3. Vi har en legitim interesse i at behandle dine Personoplysninger (dit navn og din e-mail adresse) for at kunne sende dig relevante nyheder i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov. Vi sender kun nyheder efter aftale med dig. Det er med henvisning til denne bestemmelse, at vi udarbejder diverse statistikker over antallet af medlemmer, bidrag, brug af hjemmesiden, m.v.
7.4. I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle Personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Det kan ligeledes være i forbindelse med indberetninger til SKAT, så du kan få fradrag for dit bidrag til os (kun i tilfælde af at foreningen godkendes som alemnyttig forening). Indberetninger til SKAT skal ske med angivelse af CPR-nr., jf. skattekontrolloven, og det er derfor grundlaget for vores Behandling af oplysninger om dit CPR-nr.
7.5. Såfremt du afgiver eller har afgivet Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger) til os, fx oplysninger om dit helbred, så er grundlaget for vores Behandling Persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (d), idet vi er et organ, som ikke arbejder med gevinst for øje, og idet vores sigte er af politisk art. Behandlingen af dine Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger) foretages som led i vores legitime aktiviteter med henblik på at tilgodese dine særlige behov som ansat eller aktiv. Derudover sker Behandlingen af dine oplysninger under den betingelse, at du enten er ansat eller aktiv i eller medlem af vores Forening, er tidligere aktiv eller medlem eller at du, på grund af Foreningen formål, er i regelmæssig kontakt med os.
7.6. Er du ikke ansat, aktiv, støttemedlem eller bidragyder hos os, men fx blot bruger af vores hjemmeside, har vi – i begrænset omfang – brug for at kunne administrere de oplysninger, som du selv afgiver. Vi kan i nogle tilfælde registrere, hvilke IP-adresser, der har besøgt vores hjemmeside. En IP-adresse kan være en Personoplysning, og såfremt vi behandler din IP-adresse, så vil det ske på samme grundlag som beskrevet ovenfor under pkt. 7.2.
8.1. Vi kan dele dine Personoplysninger med de samarbejdspartnere, som fx bistår med vores IT-drift, hosting, mv. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores serviceleverandører, vores tekniske support og vores bank.
8.2. I tillæg til ovenstående så deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT.
9.1. Vi opbevarer dine Personoplysninger efter nedenstående regler:
9.2. Er du medlem hos os, vil vi opbevare dine Personoplysninger i op til fem år fra din udmeldelse.
9.3. Er du bidragyder hos os uden at være støttemedlem, vil vi opbevare dine Personoplysninger i op til fem år fra dit seneste bidrag.
9.4. Er du ansat hos os, vil vi opbevare dine Personoplysninger i op til fem år fra den dag, din ansættelse ophørte.
9.5. Er du aktiv hos os, vil vi opbevare dine Personoplysninger i op til et år fra den dag, du meddelte, at du ikke længere ønsker at være aktiv.
9.6. Er du modtager af vores nyhedsbrev, vil vi opbevare dine Personoplysninger i op til et halvt år fra den dag, du igen framelder dig nyhedsbrevet.
9.7. Har du deltaget i et af vores arrangementer, vil vi opbevare dine Personoplysninger i op til et halvt år fra den dag du senest deltog i et arrangement.
9.8. Er du bruger af vores hjemmeside og samtidig hverken ansat, aktiv, støttemedlem, bidragyder, tidligere aktiv, tidligere støttemedlem eller tidligere bidragyder, opbevarer vi ingen oplysninger om dig.
9.9. Skriver du til os, arkiverer vi din mail med de oplysninger, du selv giver, så længe vi har en saglig grund til at opbevare den.
10.1. Indsigt
10.1.1. Du har ret til at få indsigt i de Personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt. 2.1) kan du anmode om indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.
10.2. Berigtigelse og sletning
10.2.1. Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende Behandling, sletning eller blokering af de Personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi – af en eller anden grund – ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.
10.3. Begrænsning af Behandling
10.3.1. Du har – under særlige omstændigheder – ret til at få begrænset Behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af Behandlingen af dine Personoplysninger.
10.4. Dataportabilitet
10.4.1 Du har ret til at modtage dine Personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Kontakt os venligst, hvis du vil udnytte muligheden for dataportabilitet.
10.5. Indsigelsesret
10.5.1. Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor Behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår af nærværende Politik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål. Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.
10.6. Tilbagekaldelse af samtykke
10.6.1. Hvis Behandlingen af dine Personplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.
10.6.2. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke til at modtage oplysninger og tilbud i almindelighed, herunder med almindelig post, e-mail, via SMS, telefonisk eller via andre elektroniske midler, kan du til enhver tid gøre det ved at skrive til info@andelsgaarde.dk. Hvis vi er i tvivl om din identitet, kan vi bede dig om at identificere dig selv. Bortset fra de almindelige kommunikationsomkostninger er dette gratis.
Du kan skrive til info@andelsgaarde.dk for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder.
10.7. Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.
11.1. Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de Personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan levere de tjenester til dig, som du efterspørger, gennemføre dine ordrer, oprette dig som medlem/bidragyder, etc.
12.1. I Foreningen er vores Behandling af Personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler Personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores Behandling af Personoplysninger til Databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.
13.1. Hvis du er utilfreds med vores Behandling af dine Personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk
14.1. Foreningen Andelsgaarde er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af Personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne Politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af Politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af Politikken.
14.2. Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende Politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.
Denne Politik er seneste opdateret den 15. Maj 2019.
